法院辦理民間公證相關事務作業參考要點

一、為便利法院妥適辦理公證法（以下簡稱本法）及其子法所定民間公證人及地區公證人公會相關事務，特訂定本要點。

二、本要點所稱法院，包括最高法院、高等法院及各地方法院（臺灣高雄少年及家事法院除外）。

三、本要點所稱民間公證人，係指本法第二十四條之民間公證人、第二十七條之候補公證人、第三十七條第一項但書經遴任僅辦理文書認證事務及因地理環境或特殊需要，經司法院許可得兼執行律師業務者。

四、民間公證人懲戒覆審委員會（以下簡稱懲戒覆審委員會）由最高法院院長指定法官五人、全國公證人公會聯合會選任之民間公證人四人組織之，主任委員由委員互選之；會址設於最高法院所在地。

五、前點委員會成立後，委員名冊應報司法院備查；委員會之運作，依本法、民間公證人懲戒程序規則（以下簡稱懲戒規則）相關規定辦理；最高法院得視實際需要，訂定相關作業要點，以利運作。

六、最高法院應按年編列懲戒覆審委員會相關預算，支應該會運作所需經費。

七、懲戒覆審委員會會議紀錄及相關會務行政工作，由最高法院院長指派專人兼任之。

八、懲戒處分覆審決議確定後，懲戒覆審委員會應依本法第六十二條規定，將全卷函送受懲戒處分人所屬高等法院或其分院，報請司法院分別命令執行之。

九、民間公證人懲戒委員會（以下簡稱懲戒委員會）由高等法院院長指定該院或其分院法官四人、全國公證人公會聯合會選任之民間公證人三人組織之，主任委員由委員互選之；會址設於高等法院所在地。

十、前點委員會成立後，委員名冊應報司法院備查；委員會之運作，依本法、懲戒規則相關規定辦理；高等法院得視實際需要，訂定相關作業要點，以利運作。

十一、高等法院應按年編列懲戒委員會相關預算，支應該會運作所需經費。

十二、懲戒委員會會議紀錄及相關會務行政工作，由高等法院院長指派專人兼任之。

十三、懲戒處分確定後，懲戒委員會應依本法第六十二條規定，將全卷函送受懲戒處分人所屬高等法院或其分院，報請司法院分別命令執行之。

十四、民間公證人之監督，以高等法院或其分院為上級主管機關；地區公證人公會之監督，以公會所在地之高等法院或其分院為主管機關。

十五、高等法院或其分院依本法及民間公證人監督辦法監督所屬民間公證人及地區公證人公會，並得發命令定期派員檢查其執行職務情形及其保管之文書物件，及調閱案卷簿冊等。

十六、高等法院或其分院對民間公證人及地區公證人公會就公證職務上事項所發命令，應報司法院備查。

十七、地區公證人公會舉行會議時，所在地之高等法院或其分院得派員列席。

十八、地區公證人公會就適用本法及其子法所生疑義函請釋示事項，由所在地之高等法院或其分院添具意見報請司法院函復之。

十九、地方法院應指派專人（文書科主辦）辦理民間公證人登錄、編製民間公證人名簿、民間公證人事務所設立、遷移及僱用助理人等相關事宜，並得依實際需要，訂定相關作業要點，以利運作。

二十、民間公證人登錄、設立事務所聲請書、聘僱助理人聲請書、遷移事務所聲請書、聯合事務所設立聲請書、民間公證人簽名印鑑卡、民間公證人登錄名冊、民間公證人名簿樣式如附件一至附件七。

二十一、地方法院受理民間公證人登錄聲請，應審查下列事項；登錄完畢後，應於民間公證人遴任證書正本註記登錄日期，加蓋長四公分、寬二公分，內文為「○○○○地方法院民間公證人登錄章」戳記，連同其他證明文件正本發還聲請人： （一）聲請登錄時間是否已逾越民間公證人遴任證書上所載登錄最後期限。 （二）聲請登錄或登錄完畢時是否已滿七十歲。 （三）登錄聲請書、民間公證人遴任證書、身分證明、職前研習成績合格證書（法官學院核發）或免經職前研習證明、職章、鋼印之印鑑及簽名式一式十二份、公證文書編號字別（○○院民公（認）○號）等文件是否齊備。 （四）擬設事務所地址及使用權利之證明（例如所有權狀、租賃契約書、使用借貸契約書、使用同意書等）；事務所地址是否位於所屬法院轄區以及司法院指定設事務所地區內；必要時得派員前往查證，民間公證人不得拒絕。 （五）加入公證人公會之證明。但律師經遴任為僅辦理文書認證事務之民間公證人，如未加入地區公證人公會為會員或贊助會員者，免繳驗。 （六）已參加責任保險及繳保費之證明。 （七）現職人員或公務員聲請者，須檢附離職證明文件；律師聲請登錄為辦理公、認證之民間公證人者，須檢附註銷各區律師登錄之證明；必要時得向有關單位查證。 （八）檢附載明聲請人姓名、通訊地址以便寄還聲請證明文件之單掛號回郵信封一個。 （九）聲請登錄者有無本法第二十六條、第三十三條及第三十五條所定情事，以及違反第三十七條第三項及第三十八條規定或有其他不得執行職務之情形。

二十二、地方法院登錄完畢後，應將所屬民間公證人之印鑑及簽名式一式十一份送請外交部領事事務局備查，並副知所屬高等法院及司法院；轉請備查函應註明登錄完畢日期。

二十三、民間公證人登錄或註銷登錄資料異動時，地方法院應於次月十五日前造冊層報司法院（無則免報）送登司法院公報。

二十四、地方法院依本法施行細則第二十條或第二十一條駁回登錄聲請或註銷登錄時，應註明駁回或註銷原因層報司法院備查。

二十五、地方法院應備所屬民間公證人名簿（得以電磁紀錄製作），置於公證處或單一窗口聯合服務中心供民眾查閱。

二十六、民間公證人聲請登錄同時聲請設立事務所者，除有第二十八點情形外，地方法院於陳報登錄名冊時併報司法院備查，無須先經司法院許可。

二十七、地方法院受理民間公證人設立或遷移事務所之聲請，應審查下列事項；層轉司法院許可時，應檢附下列文件： （一）設立或遷移事務所聲請書；聲請設立聯合事務所者，應記載以其中一人為負責公證人。 （二）民間公證人證書、司法院核准轉屬其他法院或准改設事務所地區之證明文件影本。 （三）身分證正、反面影本。 （四）擬設事務所所址之使用權利證明文件影本（聲請遷移事務所至指定設事務所地區以外地區者，免檢具）。

二十八、民間公證人之事務所不得有下列情形；第四款但書情形，地方法院認不當時，得禁止之： （一）於所屬法院管轄區域外設事務所，或設於司法院指定地區以外之區域；遷移時亦同。 （二）於任何地區設二以上事務所。 （三）未經司法院許可，將事務所遷移至指定地區以外之區域。 （四）於任何地區與律師、會計師、土地登記專業代理人、地政士、其他專門職業及技術人員設聯合事務所、分事務所、辦事處、其他類似名目或合署辦公。但律師經遴任僅辦理文書認證事務者，得與律師設聯合事務所或合署辦公。

二十九、所屬法院受理民間公證人聘僱助理人之聲請，應審核下列事項並函復之： （一）聲請書。 （二）聘僱契約書影本（應記載聘僱之民間公證人姓名、所屬法院、事務所所址、助理人之姓名、出生年月日、身分證字號、住居所、工作內容及聘僱期間）。 （三）助理人身分及學經歷證明文件影本（如係外文，應附中文譯本；境外發給者，應經我國駐外館處或其他有權機關授權團體如財團法人海峽交流基金會等證明）。

三十、有下列情形之一者，所屬法院對聘僱助理人之聲請，得不予許可；許可後發現者，得撤銷其許可： （一）違反本法或本法施行細則規定者。 （二）檢具之文件記載不詳或不符規定，經通知限期補正，逾期未補正者。 （三）違反其他法令規定情節重大者。

三十一、民間公證人之監督，以其所屬之地方法院或其分院為主管機關。

三十二、地方法院應成立監督小組，依本法、民間公證人監督辦法等相關規定，監督所屬之民間公證人。 前項監督小組成員如下： （一）召集人：由院長或院長指定之庭長擔任。 （二）主任公證人或院長指定之法院公證人。 （三）文書科科長。 （四）政風室主任。 （五）其他院長指定之人。

三十三、地方法院依本法第五十二條、民間公證人監督辦法第六條規定派員至所屬民間公證人事務所檢查，應由召集人或監督小組成員之庭長、法官督同適當人員為之。前述檢查，除依其情形不適當者外，應事先通知。 民間公證人依本法第六十九條規定按月報送之公、認證書繕本或影本，由地方法院文書科收文後，簽請監督小組召集人查閱（得以抽查方式為之）；召集人查閱前，得指定適當之人進行初步審查；查閱後之繕本或影本，由文書科收存，保存二年後銷燬之。

三十四、民間公證人未依本法第六十九條、民間公證人監督辦法第五條規定，於次月十日前報送公、認證書繕本或影本、次月五日前報送統計月報表或電磁紀錄者，地方法院承辦人及統計室得以電話、電子郵件或函文催請速報，必要時得簽請院長發促請注意命令或移送懲處。

三十五、各界對民間公證人執行職務所提質疑或函詢，由其所屬之地方法院比照一般人民陳訴案件自行處理；必要時得報請高等法院或層報司法院備查。

三十六、地方法院受法官學院委託辦理民間公證人職前研習之實務訓練時（以下簡稱委訓法院），院長應指派學驗俱優、富有熱忱，符合民間公證人遴選研習及任免辦法第二十二條第一項資格之法院公證人，擔任指導公證人。每位指導公證人同一時期指導、訓練之學習公證人不得逾五人。

三十七、法院公證人任指導公證人期間，得報支加班費，但每天不得超過四小時。其任指導公證人之表現（如期間長短、指導人數多寡等）得作為年終考績或晉升主任公證人重要參考。

三十八、委訓法院應將學習公證人到訓、離訓、退訓情形，函報法官學院及司法院備查；學習公證人有請假時數達實務訓練期間四分之一、無故未到或離訓、不服從委訓法院規定或指導公證人之指導情節重大、品德操守有嚴重損及司法信譽或不足勝任民間公證人之具體事實或有其他特殊情事時，亦同。

三十九、學習公證人實務訓練期間不得以公證人名義於公證文書上簽名或以各種方式為自己及他人招攬業務。

四十、實務訓練方式以從旁跟隨指導公證人學習為主，指導公證人外出執行職務時亦同。但交通工具無法容納時，學習公證人得不隨同或自費自行前往。

四十一、學習公證人實務訓練期間應依地方法院一般公證處人員上下班時間出勤，並應按日簽到、簽退；地方法院得抽查其出勤狀況。

四十二、指導公證人請假期間，學習公證人應改至其代理人或同公證處其他公證人處學習；代理人或其他公證人不以具民間公證人遴選研習及任免辦法第二十二條第一項資格者為限。

四十三、同一公證處同一時期學習人數過多時，得請已先經指導公證人訓練之學習公證人，輪流至其他公證人處學習；其他公證人不以具民間公證人遴選研習及任免辦法第二十二條第一項資格者為限。