檔案應冠案名，其區分如左： 一、依文書性質區分：以概括全案之名詞為案名，以立案之先後為序。 二、依機關名稱區分：以機關名稱為案名，以隸屬機關為序。 三、依地域區分：以地域名稱為案名，以地域表之代號或地名首字之四角號碼為序。 四、依人名或企業單位區分：以人名或企業單位為案名，以四角號碼或五筆檢字法代號為序。
根據事務管理規則第45條，檔案應按照以下方式進行案名區分： 一、根據文書性質區分：使用概括整個案件的名詞作為案名，按照立案的先後順序進行排序。 二、根據機關名稱區分：以機關的名稱作為案名，按照所隸屬的機關進行排序。 三、根據地域區分：以地域名稱作為案名，按照地域表中的代號或地名首字之四角號碼進行排序。 四、根據人名或企業單位區分：以人名或企業單位作為案名，按照四角號碼或五筆檢字法的代號進行排序。 參考資料：事務管理規則。範例：如果有一個案件的全案名稱是「中華民國 vs 張三搶劫案」，根據文書性質區分，案名就是「搶劫案」；根據機關名稱區分，案名就是「中華民國」；根據地域區分，案名就是「搶劫案」；根據人名區分，案名就是「張三搶劫案」。
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