檔案裝訂成冊，以一年一次為原則，依序標明年號、類號及案號。
根據事務管理規則第51條，檔案應該按年份、類別和案件編號的順序裝訂成冊。這意味著檔案管理者應根據每年的檔案內容，將相關文件放置在同一冊內，並在冊上標明年份、類別和案件編號。這樣可以使檔案管理更有條理且易於查找。 舉例來說，如果一個機關在2019年有三個案件分別是甲、乙、丙，那麼應該在2019年的檔案冊上標明年份為2019，類號為甲、乙、丙，案號則是按照累加的方式依序編號。將每個案件的文件放置在相應的冊子上，以確保檔案能夠按照順序保存並方便檢索。
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