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事務管理規則第 三 編 檔案管理

本規則所稱檔案管理，係指有關公務各種文書歸檔案件之點收、分類、編案、編製目錄、保管、檢調、清理等程序及其工作。

各機關之檔案，應採統一管理方法，由檔案管理單位集中管理。

各機關之檔案，區分如下： 一、臨時檔案：尚未結案，待繼續辦理之案卷。 二、定期檔案：經已結案，列有一定保管期限之案卷。 三、永久檔案：經已結案，具有永久保存價值之案卷。

檔案非經該管機關依法核准，不得運往國外。

各機關檔案應依現有保存年限，逐案清理，建置電子檔案目錄，以備檔案開放及移轉。 前項電子檔目錄之格式，由檔案主管機關定之。

各機關應籌措經費，充實檔案專責單位人力及設備，並規劃適當場所，俾供各界閱覽、抄錄或複製檔案。

歸檔案件之點收，應注意左列事項： 一、檢查本文及附件是否齊全。 二、檢查文書處理手續是否完備。

歸檔案件經點收後，應依照左列各款整理。 一、以件為單位，每一收文、發文或簽稿及其附件，各稱一件。 二、按收文、簽辦、發文或存查日期依序裝訂。 三、附件以隨文整理為原則，其有不便隨文者，得另行存放。 四、如有皺摺、破損等情形者，應先予整補。

各機關之檔案，按類、綱、目、節四級分類，由檔案主辦單位編列檔案名稱及分類表，陳奉機關首長核定實施。如非必要，應避免更改。

檔案應冠案名，其區分如左： 一、依文書性質區分：以概括全案之名詞為案名，以立案之先後為序。 二、依機關名稱區分：以機關名稱為案名，以隸屬機關為序。 三、依地域區分：以地域名稱為案名，以地域表之代號或地名首字之四角號碼為序。 四、依人名或企業單位區分：以人名或企業單位為案名，以四角號碼或五筆檢字法代號為序。

檔案號碼，分左列三種： 一、年號：以中華民國年份編列。 二、類號：以代表類、綱、目、節之數字編列。 三、案號：以同一類號案件發生之先後順序編列。

歸檔案件無前案可併者，始得編立新案，其編號原則如左： 一、新案應就年份、類別及有關規定編為年號、類號及案號。 二、有前案之案件，無論跨越若干年度，均應併入前案。 三、檔號應自左至右，編列於相關案件首頁之左上角，外文則為右下角。

一案涉及數事者，應先確定其主要類分、編列檔案號碼，填分存單，或另以影 (複) 本分附於相關檔案內。

檔案編製目錄依左列規定： 一、新案應依序登入目錄。 二、有前案之案件，依原案編列檔案號碼，在目錄卡內登記收發文號。

檔案登記後，應連同目錄卡存放檔案夾內。

檔案裝訂成冊，以一年一次為原則，依序標明年號、類號及案號。

檔案保管處所，以與其他建築物隔離為原則，應具有防範災害之設施，除檔案管理人員外，嚴禁他人進入檔案保管處所。

經裝訂之檔案，應每月抽查一次，以防損壞。

機密檔案，應指定專人保管。

本機關人員調案依左列規定： 一、調案按一單一案填具調案單，經單位主管簽章後調閱。 二、調閱非主管案件，其調案單應會原主管單位，或陳奉幕僚長以上長官核准。 三、調閱機密案件，應陳奉幕僚長以上長官核准。 四、調案人對所調檔案，應負保密及妥善保管之責，不得毀損或轉借。未經陳准，並不得影 (複) 印。 五、調案人離職時，應將所調之檔案全部歸還。

他機關調案，應憑正式公文，並經陳奉核准。

檔案管理單位應詳細登記調案情形。

調閱檔案以十五天為限，但有特殊情形者，得酌予展期。

檔案之保存，依下列原則，釐訂存廢基準： 一、永久檔案，永久保存之。 二、可備參考而無需永久保存者，定期保存之。 前項檔案，得採微縮或其他方式儲存管理。

各機關於檔案法及相關規定施行前，除有特殊情形經檔案中央主管機關同意者外，應暫停檔案銷毀作業。

各種會計憑證、報表、簿籍之處理，依會計法之規定辦理。