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事務管理規則第 十一 編 集會管理

本規則所稱集會管理，係指左列各種集會之佈置、接待、文書及議事等事項。 一、典禮：紀念日、節日及各種慶祝大典。 二、會議：各機關所舉行之各種會議。 三、宴會：餐會、茶會、酒會。 四、晚會及同樂會。 凡集團喜慶、歡迎、歡送或追悼會及各種座談會、學術講演會等，得視實際情形及規模大小，參照本編之規定辦理。

各機關集會事務，由業務承辦單位主動協調，事務管理單位及其他有關單位配合辦理。

大型集會應成立籌備處或小組，專責辦理會前之準備事宜。

辦理集會工作人員，應注意效率、節約、聯繫、配合及臨時事宜之適應。

典禮舉行前應行準備之事項如左： 一、擇定及佈置典禮場所。 二、擬定典禮儀式及選定司儀人員 (或樂隊) ，並作事前演練。 三、印製請柬、通知、簽名簿 (卡) 出席證或車輛通行證，或準備登報公告。 四、依需要通知新聞傳播機構。 五、協調有關機關策劃交通、通訊及安全措施。 六、其他必要事項之準備與供應。

典禮場所之佈置，應依其性質及規模之大小，就左列規定斟酌辦理。但另有規定或成例者，依其規定或成例。 一、典禮名稱橫額，應從右至左書寫，懸掛於會場門首或典禮台之前上方。 二、會場門前之兩側，得懸掛或豎列國旗，並設置必要之裝飾，以壯觀瞻。 三、典禮台上之佈置如左： (一) 典禮台上後壁之正中懸掛國旗一面，國旗之大小，應視場地面積而定。 (二) 國旗下正中央懸 國父遺像，大小應與國旗相稱。 (三) 國父遺像下懸 國父遺囑，大小應與 國父遺像相稱。 (四) 儀式單懸於 國父遺像之左，公約或口號 (無公約口號者可免) 懸於 國父遺像之右，其距離視場地情形而定。 (五) 典禮台前端置主席台，必要時得襯以檯布，並得放置瓶花。 (六) 擴音設備之佈置應力求適當，並指定專人管理，隨時注意音量之調節。 (七) 主席、主席團、長官及指導人員之座位，分置於典禮台上之兩旁，其位數視實際需要而定。 (八) 典禮台上之兩側，得視場地廣狹，豎列國旗。 四、會場應按出席人數、列席人數、來賓人數及記者人數，分別劃定區域及席次，並得編號。 五、會場內得視狀況佈置發言位置。 六、紀錄席列於典禮台前之一側或兩側。 七、樂隊置於典禮台之側方或其他適當位置。 八、簽到處設於會場門首或其他適當位置。 九、必要之統計圖表及標語，張懸於會場之兩壁或周圍。 十、時鐘應懸掛於適當位置，並注意校正標準時間。 十一、劃定停車場、裝置通信設備及其他設施事項。

典禮之接待事項如左： 一、指引賓客車輛進入停車場。 二、引導賓客簽名。 三、引導賓客進入會場或休息室。 四、保管賓客衣帽用具。 五、照料賓客離場。

典禮之文書事項如左： 一、於典禮前適當日期繕發請柬、通知或公告。 二、分發出席證及車輛通行證。 三、準備儀式單。 四、派定紀錄或速記人員並備置錄音機等。 五、依需要預擬電文文稿及編印專刊。 六、典禮前後得由主辦單位發布新聞。

典禮之儀式，得視其性質，就左列各款酌定之，但另有規定或成例者，依其規定或成例。 一、典禮開始。 二、奏樂。 三、全體肅立。 四、主席就位。 五、唱國歌。 六、向國旗暨 國父遺像行三鞠躬禮。 七、主席恭讀 國父遺囑。 八、恭讀 總統文告。 九、頒獎。 十、主席致詞。 十一、長官致詞。 十二、來賓致詞。 十三、報告或演講。 十四、宣讀致敬電文。 十五、呼口號。 十六、奏樂。 十七、禮成。

會議之召開，除依照法令必須召開者外，應符合左列原則。 一、能促進協調合作、溝通意見或集思廣益之效果者。 二、於工作推動及目標達成有必要者。 三、因特殊緊急需要，必須迅謀處理者。

會議之召開，除法令另有規定者外，其應行準備事項如左： 一、確定主持人及出 (列) 席機關或人員。 二、洽定開會之地點、日期及時間。 三、準備議程、議案及會議資料。 四、印發開會通知。 五、佈置開會場所。 六、其他必要事項。 會議主辦單位工作人員除依照前項規定辦理外，應於開會前向會議主持人提供有關資料，必要時得以電話聯繫出 (列) 席人員。

會議主持人除必須由機關首長主持者外，應由實際負責且深入了解會議內容者擔任之。

會議出 (列) 席人員，除法令另有規定者外，由機關首長、業務單位主管或指定之代表參加；會議時間及參加人數，應視性質酌予限制。

會議出 (列) 席人員，對會議有關資料，應事先研閱，並就討論事項，預作發言準備。其須請示機關首長或洽詢業務主管意見者，並應先為請示或洽詢。

會議場所之佈置，依其性質及規模大小，參酌第二百九十九條各款之規定辦理之。

會議之規模較大者，除參照典禮之有關規定辦理外，應注意左列事項。 一、準備休息場所。 二、準備膳食及住宿。 三、準備交通工具及指定停車場。 四、設置詢問處或服務台，辦理與會人員查詢或委辦事項。 五、指定專人負責管理會場電源、照明、空調、擴音設備。

會議之文書、事務事項，得視其性質及規模，就左列各款酌定之。 一、編訂會議注意事項。 二、編訂程序表。 三、編印議事日程。 四、派定司儀、紀錄及速記員。 五、派定繕寫 (打字) 、校對、油印及收發人員。 六、派定人員辦理報到並準備報到應用之文件。 七、設置簽到處並指定人員管理簽到。 八、編定出 (列) 席人員座次。 九、配置發言條及鉛筆或原子筆。 十、分送會議有關之文件。 十一、派定會場服務人員。 十二、其他有關文書、事務事項。

會議之程序，應依報告、討論及舉行選舉之順序排列；其以選舉為主者，除舉行選舉外，其餘視需要酌定之。

會議主持人主持會議之原則如左： 一、準時開會。 二、說明會議目的與期望。 三、按議程進行會議。 四、控制時間，安排發言機會。 五、維持會場秩序。 六、宣布決議、結論或會議結果。

議事紀錄，應依其程序分別載明左列之事項。 一、會議名稱及會次。 二、會議時間及地點。 三、出席人、列席人及請假或缺席人姓名。 四、主席姓名。 五、紀錄姓名。 六、報告事項。 七、討論及決議事項。 八、選舉事項 (如無從略) 。 九、其他應行記載事項。 議事紀錄，應由主席及紀錄分別簽署，以示負責。遇有重要決議案，應予當場宣讀。 會議紀錄應儘速整理、核定，分送有關機關、單位或出 (列) 席人員。

會議事項有發布新聞必要時，另撰新聞稿，循新聞發布程序辦理。

會議結束後，出席人員應就開會情形及決議，簽報本機關首長或通知有關單位人員，其有應執行或辦理事項應即分別辦理。

會議之決定須執行者，應作適當之分工，必要時並予列管。

宴會前應行準備之事項如左： 一、擬定賓客名單。 二、擇定時間及地點並事先聯繫。 三、訂定餐筵。 四、適時分送請柬。 五、注意安全及交通措施。

宴會之方式，應依其性質及規模，就左列各款酌定之。 一、固定式：有一定之席次，分早餐、午宴、晚宴。 二、流動式：無一定之席次，分茶會、酒會及自助餐。

宴會場所佈置事項如左： 一、場所佈置，以簡單樸素、整齊清潔為主。 二、餐桌得視需要置適當之點綴。 三、視需要製備座位圖、賓客名牌及座卡。

宴會座次之排列，應注意事項如左： 一、排列座位須注意賓客身分，並參酌「國民生活須知」之規定辦理。 二、賓客座位圖應陳設於客廳茶几、入口處或其他適當地點。

宴會之接待事項，除參照第三百零九條之規定辦理外，其規定如左： 一、使用音樂，須與場所情況相適合，音量須適度。 二、應有適當之服務人員。 三、對賓客之隨行人員得視情況酌予安排。

晚會及同樂會會場應準備事項如左： 一、會場佈置，須有輕鬆活潑之氣氛。 二、會場配備宜力求完備，並指定專人負責管理。 三、座位排列宜力求妥適。 四、會場工作人員須適時派定。 五、會場須妥置應有之標示與張貼。 六、消防、交通及安全等項，應有妥善之規劃。

晚會及同樂會之接待事項，除參照第三百零九條規定辦理外，應準備事項如左： 一、會前印送請柬或通知，並附送入場券及節目單。 二、指定會場接待人員。 三、指定人員收券及引導。

晚會及同樂會之娛樂節目，應力求緊湊，內容以符合舉辦之目的為原則。

集會結束後，各承辦人員應將各項剩餘物品之種類及數量，造具清冊，報經單位主管查核後，交由物品管理人員點收保管或為適當之處理。

列有專案預算之各種集會結束後，主管或事務管理單位，應將收支帳目結算清楚，依限檢據報銷。

規模較大之集會結束後，應邀集有關機關檢討得失，以為今後續辦之參考。